Интегрирование erp систем на предприятии. Интеграция ERP-системы в логистике: как связать ERP, TMS и WMS? Виды ERP систем для предприятий

В связи с выходом/обновлением данных продуктов, а также развитием технологии web сервисов, специалистами компании 1С была реализована бесшовная интеграция, 1С ERP и 1С Документооборот (далее по тексту «ДО»).

В этой статье будет описана не столько схема и настройка интеграции, хотя будет и это и в полном объеме, но и рассмотрены несколько возможных видов интеграции.

Для реализации данного взаимодействия между двумя программами нам понадобится:

1C «ДО» 2.0 (Версии КОРП)

Web Server Apache.

Установку и настройку данных программных продуктов описывать нет необходимости, перейдем непосредственно к настройке.

Итак. Бизнес-процесс следующий: нам необходимо согласовывать договора продажи. Схема согласования будет следующая:

Для реализации подобной схемы заведем пользователей в 1С ERP и 1С ДО.

- Безопасность

- Юрист

- Экономист

- Делопроизводитель

Теперь перейдем к настройке

Зайдем в 1С ДО в режиме «Конфигуратор» и опубликуем нашу базу на web сервере.

Имя - адрес ресурса, т.е. http://localhost/DocCorp/

Каталог - Место расположения web сервиса.

Проверяем работу.

Теперь сделаем настройки в 1С ДО.

1) Создадим новый вид документа: «Договор продажи»

Переходим в «НСИ и Администрирование» - «Виды документов»

Создадим группу документов «Договора»

Создаем новый вид

Перейдем во вкладку «Шаблоны документов» - «Реквизиты документа».

Создадим папку для того, чтобы хранить все договора продажи в одном месте.

Переходим в «Шаблоны процессов», создаем новый шаблон.

Откроется форма выбора шаблона «Согласование», создадим папку «Нетиповые процессы», затем создадим процесс «Согласование договора продажи»

Запишем процесс.

Переходим к предметам процесса, т.к. у нас есть условная маршрутизация, которая зависит от суммы договора, нам необходим предмет анализа, создадим его.

Вернемся во вкладку «Настройки процесса», добавим согласующих.

Затем изменим направление маршрутизации, и выставим порядок согласования:

Теперь настроим уловную адресацию, нажимаем кнопку «Использовать условия» *(Только в версии КОРП) .

Создадим новое условие маршрутизации: Сумма договора > 100 000р.

Назначим его «Виду документа» - «Договора продажи».

Настройка 1С «ДО» закончена. Переходим к настройке 1С: ERP.

Добавим пользователей, таких же, как в 1С «ДО»

В поле URL вводим web адрес сервиса, устанавливаем необходимые галки и переходим к настройке интеграции.

Укажем в настройках, к какому документу мы хотим привязать процесс.

Это будет «договор с контрагентом», объект из 1С «ДО» - «Внутренний документ»

После выбора взаимосвязей будет выполнена базовая настройка связанных объектов.

Необходимо настроить рад полей.

Вид документа в 1 «ДО» - «Договор продажи»

Когда осуществляется ввод вида документа, 1С ERP ищет его в 1С «ДО».

«Папка» - «Договора продажи» (место хранения документов)

«Регистрационный номер»

Система по умолчанию говорит, что это «Код», это неверно, изменим значение.

У нас это номер договора.

Настроим оставшиеся поля

На этом все - Сохраним настройку.

Создадим договор продажи в 1С ERP, будем создавать его под пользователем «Делопроизводитель»

Теперь создадим на основании этого договора процесс 1С «ДО». Нажимаем в форме списка «Еще»

В 1С «ДО» при этом создается внутренний документ «Договор продажи»

«Наименование» которого соответствует данным из 1С ERP. Система сразу нам предлагает выбрать шаблон процесса. Выбираем «Согласование договора продажи», и нажимаем «Создать процесс». Галку «Запуска сразу» пока устанавливать не будем.

Сумма нашего договора > 100 000р, следовательно, сработало наше правило маршрутизации, добавился «Экономист».

Стартуем процесс.

Теперь в 1С ERP зайдем под разными пользователями и посмотрим результат. При первом входе пользователя в 1C ERP, если настроена интеграция с 1С «ДО», пользователю будет предложено ввести логин и пароль для подключения к «ДО».

Потом зайдем «Экономистом»

У него задач нет, т.к. его согласование идет после «Юриста», согласуем договор «Юристом», и обновим задачи «Экономиста»

Наш договор перешел в статус «Действует».

Небольшое отступление. Это пример интеграции из 1С ERP в 1С «ДО». Но, на мой взгляд, есть ряд недостатков не в самой интеграции, а именно в организации бизнес-процесса. Допустим, у нас большой документооборот договоров продажи с контрагентами, все договоры проходят процедуру согласования. Следовательно, каждый раз договор должен быть занесен в 1С: ERP. Но договор могут не согласовать, тогда в базе останется «мусор», не сказать, что это сильно повлияет на работу системы, но все-таки.

Но есть возможность развернуть взаимосвязь. «Делопроизводитель» создает в 1С «ДО» внутренний документ «Договор продажи», документ проходит стадии согласования, затем, когда становится согласованным, «Делопроизводитель» вносит уже утвержденные данные в 1С ERP и настраивает взаимосвязь между объектом в 1С ERP и 1С «ДО».

В 1С «ДО» создадим внутренний документ «Договор продажи»

Регистрируем договор и отправляем по созданному нами шаблону согласования.

Небольшая неточность в скрине, сумма договора потом была проставлена в размере 1500р.

Сумму договора я установил 1500р., следовательно, согласований «Экономисту» делать не нужно.

Перейдем в 1С ERP.

Как видно, даже не создавая документ в 1С ERP при бесшовной интеграции, все процессы пользователя в 1С «ДО», отображаются в 1С ERP.

После того как все процедуры согласования были пройдены, и договор согласован, нужно просто завести его в базу 1С ERP и настроить связь.

Вносим наш договор в 1С ERP и настраиваем связь с согласованным объектом из 1С «ДО»

Переходим в «Документооборот» данного документа и выбираем "внутрений документ" 1С ДО.

Поиск происходит по выбранным критериям на стороне 1С "ДО".

Вот теперь у нас настроена связь между двумя объектами.

При этом мы не создали лишних документов в 1С ERP, весь процесс согласования прошел на стороне ERP (средствами 1С «ДО»). И была получена связь 2х объектов с разных баз.

За сим все. Какие методики выбирать зависит от ваших потребностей, решайте сами.

PS. При интеграции с 1С ERP рекомендовал бы настроить планы обмена структурой предприятия, контрагентами, пользователями и статьями ДДС. Это позволит сократить вмешательство в систему 1С «ДО» и иметь актуальную информацию при договорном учете.

29 марта 2013 г. 14:52

Вопрос читателя: В случае использования интегрированного решения СЭД+ЕRP действительно ли есть риск невозможности доработки одной системы из-за ограниченных возможностей другой? Тогда какой смысл внедрения и интеграции, если при этом нельзя использовать полный функционал?

При интеграции нескольких систем не ставится задача управлять объектами или данными одной системы из другой. Обычно системы интегрируют, чтобы использовать общие данные, исключить двойной ввод данных, получить возможность взглянуть на операцию «с точки зрения» нескольких систем и т.п.

Например, из ERP-системы можно будет обратиться к образам документов, хранимых в ECM. Или при исполнении бизнес-процесса получить данные, которые хранятся в ERP-системе.

Интеграция может быть налажена между отдельными системами, а в случае если таким образом интегрируются более двух систем, шлюзов может быть несколько. Другой вариант – использование универсальной корпоративной шины сервисов данных и управления (ESB). Если система не поддерживает расширения, невозможно произвести доработку, загрузить, выгрузить или получить прямой доступ к данным – интеграция с ней будет невозможна. Обычно, это legacy-системы (буквально «доставшиеся в наследство») - доживающие свой век продукты, которые уже не развиваются, а только эксплуатируются. Чаще всего приложение можно доработать или получить доступ к данным: таким образом обеспечивается возможность интеграции. Разумеется, оценивая возможность интеграции систем, нужно оценить и соотнести все выгоды и затраты.

Задача интеграции ERP и ECM систем не возникает на пустом месте - это требуется в процессе автоматизации определенных бизнес-процессов компании .

Как правило, эти бизнес-процессы включают документы - например, процесс согласования счета, заявки или контракта, процесс одобрения кредитной заявки и т.п.

Вариантов взаимодействия систем существует масса, приведу примеры лишь двух из них.

Большинство ERP-систем может работать только с данными, но не с документами, тогда как ECM-системы изначально предназначены для хранения документов. Поэтому первый сценарий – это доступ из ERP-системы к образам документов, которые хранятся в ECM-системе.

Например, при обработке накладной в ERP-системе требуется доступ к ее скан-образу, который может содержать рукописные правки и отметки. С такой задачей постоянно сталкиваются дистрибьюторы, которые организуют массовый развоз товаров по торговым точкам. В случаи выявления брака, недостачи или пересортицы соответствующие отметки производятся в бумажной накладной. Если обработка накладных централизована и территориально производится в другом месте, выходом из ситуации может стать потоковое сканирование накладных в ECM-систему. Интеграция систем позволит связать данные в ERP-системе с образом документа, который хранится в ECM-системе. Бухгалтер, обрабатывающий накладные, получает доступ к необходимой информации (отметки и исправления) и сможет скорректировать данные в ERP-системе.

Другой сценарий интеграции систем в чем-то является зеркальным первому – это организация доступа к данным ERP-системы из ECM-приложения.

Например, в процессе согласования договора для принятия решения может потребоваться информация о результате выполнения предыдущих соглашений, информация о транзакциях между контрагентами, состоянии складских запасов и т.п. Интеграция систем позволит включить в бизнес-процесс ссылки на объекты в ERP-системе (карточки, отчеты, реестры и т.п.), что значительно упростит работу сотрудников, согласующих документ. Есть и другой вариант данного сценария, когда при согласовании счета финансовый контролер обращается к системе бюджетирования, чтобы определить, позволяет ли запланированный бюджет оплатить заявку или, наоборот, все лимиты выбраны. Как видите, примеров привести можно множество.

В приведенных сценариях ECM-система может выступать и как техническое средство управления бизнес-процессами, то есть взять на себя функции BPM (Business Process Management).

BPM-движок, или механизм оркестровки бизнес-процессами, у нее уже есть: необходимо будет разработать коннекторы (механизмы интеграции) к другим системам. Например, коннектор к выбранной ERP-системе.

Другой вариант - ECM-система выступает в роли сервиса. В нашем случае это первый приведенный сценарий, когда пользователь из ERP-системы получает доступ к образу документа. ECM-система предоставляет доступ к документам, то есть выступает в роли репозитория документов. Данный сценарий становится очень популярным, и производители ECM-систем разработали стандарт на интерфейс доступа к онлайн репозиторию документов – CMIS.

CMIS предлагает стандартный и универсальный механизм доступа к документам и целым классам документов через веб-сервисы, то есть через Интернет. Таким образом, при наличии прав можно получить доступ к документам, физически находящемся в другом городе или даже другой стране. Что, впрочем, является вполне обыденной практикой для транснациональных компаний.

Разумеется, полет мысли автоматизаторов бизнес-процессов ограничивается интеграционными возможностями систем. Систем, с которыми невозможна никакая интеграция, становится все меньше – обычно, это уже упомянутые нами выше legacy-системы

Если приложение поддерживает расширение, его можно доработать, чтобы оно обращалось к внешним данным, импортировало или, наоборот, экспортировало данные. Многие современные приложения имеют интерфейс программного доступа (API), который позволяет обращаться к объектам системы. Если такой возможности нет, но есть знания, как организовано хранение данных внутри системы, создается внешнее приложение, которое напрямую обращается к данным системы.

Таким образом, говорить о бессмысленности интеграции не стоит. В каждом случае необходимо определить, какая интеграция требуется, что возможно сделать и каковы будут затраты. А плюсов интеграция систем может принести немало, и приведенные примеры наглядно доказывают это.

Словарь

BPM-системы (англ. Business Process Management) – системы управления бизнес-процессами организации.

ERP (англ. Enterprise Resource Planning– планирование ресурсов предприятия) – набор

интегрированных приложений, позволяющих создать единую среду для автоматизации планирования, учета, контроля и анализа всех основных бизнес-операций предприятия.

API (англ. application programming interface– интерфейс программирования приложений) – это интерфейс прикладного программирования для интеграции одного программного

обеспечения с другим.

CMIS (англ. Content Management Interoperability Services– сервисы взаимодействия при управлении контентом) – пакет стандартов, состоящий из набора веб-сервисов для совместного использования информации, хранимой в не связанных между собой хранилищах контента.

Сервисная шина предприятия (англ. enterprise service bus, ESB) – связующее программное обеспечение, обеспечивающее централизованный и унифицированный обмен сообщениями между различными информационными системами. Основной принцип сервисной шины – обмен сообщениями между различными системами через единую точку, в которой при необходимости обеспечиваются контроль, преобразование данных, сохранность сообщений. Все настройки обработки и передачи сообщений предполагаются также сконцентрированными в единой точке, таким образом, при замене какой-либо информационной системы, подключенной к шине, нет необходимости в перенастройке остальных систем.

DSS Consulting – компания, оказывающая услуги в сфере управленческого и ИТ-консультирования, представлена на рынке консультирования с 2003 года и уже в течение нескольких лет проводит независимый мониторинг российского рынка информационных систем и выпускает аналитические обзоры на актуальные темы.

В начале 90-х гг. аналитическая компания Gartner Group ввела новое понятие. Системы класса MRPII в интеграции с модулем финансового планирования FRP (Finance Requirements Planning) получили название системы планирования ресурсов предприятий ERP (E nterprise R esource P lanning ). Это система планирования ресурсов предприятия, предполагающая:

прогнозирование;
управление проектами и программами;
ведение информации о продукции и технологии;
управление затратами, финансами, кадрами и т.д.

Проект системы ERP является проектом реорганизации всего бизнеса.

В основе ERP-систем лежит принцип создания единого хранилища (репозитария) данных, содержащего всю корпоративную бизнес-информацию:

финансовую информацию;
производственные данные;
данные по персоналу
и др.

ERP-система — это набор интегрированных приложений, позволяющих создать интегрированное информационное пространство для автоматизации планирования, учета, контроля и анализа всех основных бизнес-операций предприятия.

В ERP-системах реализованы следующие основные функциональные блоки.

Планирование продаж и производства. Результатом действия блока является разработка плана производства основных видов продукции.
Управление спросом. Данный блок предназначен для прогноза будущего спроса на продукцию, определения объема заказов, которые можно предложить клиенту в конкретный момент времени, определения спроса дистрибьюторов, спроса в рамках предприятия и др.
Укрупненное планирование мощностей. Используется для конкретизации планов производства и определения степени их выполнимости.
Основной план производства (план-график выпуска продукции). Определяется продукция в конечных единицах (изделиях) со сроками изготовления и количеством.
Планирование потребностей в материалах. Определяются виды материальных ресурсов (сборных узлов, готовых агрегатов, покупных изделий, исходного сырья, полуфабрикатов и др.) и конкретные сроки их поставки для выполнения плана.
Спецификация изделий. Определяет состав конечного изделия, материальные ресурсы, необходимые для его изготовления, и др. Фактически спецификация является связующим звеном между основным планом производства и планом потребностей в материалах.
Планирование потребностей в мощностях. На данном этапе планирования более детально, чем на предыдущих уровнях, определяются производственные мощности.
Маршрутизация/рабочие центры. С помощью данного блока конкретизируются как производственные мощности различного уровня, так и маршруты, в соответствии с которыми выпускаются изделия.
Проверка и корректировка цеховых планов по мощностям.
Управление закупками, запасами, продажами.
Управление финансами (ведение Главной книги, расчеты с дебиторами и кредиторами, учет основных средств, управление наличными средствами, планирование финансовой деятельности и др.).
Управление затратами (учет всех затрат предприятия и калькуляция себестоимости готовой продукции или услуг).
Управление проектами/программами.

Наиболее распространенные в России системы класса ERP:

SAP R/3
Oracle Applications
Галактика
Парус
1С: Предприятие 8
Dynamics Ax
Cognos
Navision Attain и Navision Axapta

Основные отличия систем класса ERP от MRPII заключаются в следующем.

Поддержка различных типов производств (сборочного, обрабатывающего и др.) и видов деятельности предприятий и организаций (например, ERP-системы могут быть установлены не только на промышленных предприятиях, но и в организациях сферы услуг — банках, страховых и торговых компаниях и др.).
Поддержка планирования ресурсов по различным направлениям деятельности предприятия (а не только производства продукции).
ERP-системы ориентированы на управление "виртуальным предприятием" (отражающим взаимодействие производства, поставщиков, партнеров и потребителей) в рамках ИП.
В ERP-системах больше внимания уделено финансовым подсистемам.
Добавлены механизмы управления транснациональными корпорациями.
Повышенные требования к инфраструктуре (Интернет/интранет), масштабируемости (до нескольких тысяч пользователей), гибкости, надежности и производительности ПО и различных платформ.
Повышены требования к интегрируемости ERP-систем с приложениями, уже используемыми предприятием
Больше внимания уделено программным средствам поддержки принятия решений и средствам интеграции с хранилищами данных (иногда включаемых в ERP-систему в виде нового модуля).
В ряде ERP-систем разработаны развитые средства настройки (конфигурирования), интеграции с другими приложениями и адаптации (в том числе, применяемые динамически в процессе эксплуатации систем).

К преимуществам ERP-систем относятся также:

Интегрирование различных видов деятельности фирмы
Процессы планирования ресурсов предприятий являются межфункциональными, заставляющими фирму выходить за традиционные, функциональные и локальные рамки.
Данные, хранившиеся ранее на различных неоднородных системах, сейчас интегрированы в единую систему.

К 2010 г. страны ЕС должны превратиться в наиболее динамично развивающийся, конкурентоспособный регион, являющийся частью глобального информационного Сообщества. Это — стратегическая цель программы "Электронная Европа" (e-Europe), которая должна обеспечить:

дешевый, безопасный и быстрый Интернет;
достаточный объем инвестиций в обучение населения ИТ;
массовое использование Интернета во всех сферах жизни человека.

Интеграция ERP-систем и систем электронной коммерции позволяет реализовать концепцию B4B:

Возможность для покупателя самому через систему электронной коммерции комплектовать нужную ему продукцию.

Т.е. вопрос стоит не в организации самого производства — он легко решаем с помощью ERP-систем.

Под системами класса ERPII понимается WEB приложение, интегрированное с главным ERP приложением предприятия и реализует своеобразный front-office к традиционной ERP системе.

Система может относиться к классу ERPII, если front-office и back-office представляют собой единое целое.

ERP -2 = ERP + CRM + SCM + PLM

Системы класса CRM:

Расшифровка аббревиатуры CRM (Customer Relationships Management) говорит сама за себя, управление взаимоотношениями с клиентами — задача, которую решает CRM система.

Функциональный состав систем класса CRM:

функциональность продаж(управление контактами, клиентами);
функциональность управления продажами (прогнозирование, анализ циклов, фиксированная и произвольная отчётность);
функциональность продаж по телефону;
управление временем (индивидуальное\групповое);
поддержка обслуживания клиентов(HelpDesk);
(управление маркетинговыми компаниями);
отчёты для высшего руководства;
интеграция с ERP;
синхронизация с различными устройствами и системами;
функциональность электронной торговли;
мобильные продажи (работа с системой вне офиса).

Преимущества использования систем класса CRM:

увеличение объёма продаж;
увеличение процента «удачных» сделок;
увеличение маржи;
повышение удовлетворённости клиентов;
снижение административных издержек на продажи и маркетинг.

Прочие преимущества использования систем данного класса:

Требования клиента не забываются.
Данные о несостоявшихся и бывших клиентах и о причинах отказов не пропадают.

Пример: 3 месяца назад клиент отказался от кредита из-за высокой ставки. Но неделю назад ставка была снижена. Теперь условия ему могут подойти.

Дублирование сотрудниками действий друг друга исключаются

Пример: сегодня менеджера, занимавшегося клиентом нет. Трубку берет другой. Нет необходимости рассказывать все с начала.

Данные о связях клиента сохраняются.

Пример: клиент — член ассоциации… Если ему услуга подошла, почему не предложить ее остальным членам ассоциации.

План продаж может быть легко составлен и откорректирован руководством по данным отчетов менеджеров.
Индивидуальный план работы менеджеров могут быть составлен "от достигнутого".
Мониторинг отчетов позволяет анализировать работу менеджеров, устраняя проблему "черного ящика" и оценивать эффективность их работы (сумма заключенных контрактов за период)
"Узкие места" снижаются

Системы класса SCM:

SCM (supply chain management ) — автоматизированные системы управления цепочками поставок.

Основной задачей является — повышение эффективности логистики. Она позволяет

оценивать затраты на поставки,
эффективно управлять перевозкой грузов и выбирать для исполнения заказа наиболее оптимальный маршрут и самого подходящего исполнителя.
оценивать потребность прогнозирования затрат по каждой поставке товара и в системе его выполнения.
оптимизировать процессы поставок, т.к. точек отгрузки и сортировки обычно много (склады, филиалы) и они разнесены в пространстве.
обеспечить качество поставки, быстроту и ее прогнозируемость.

Другие задачи, решаемые системами класса SCM:

Выбираются наиболее выгодные партнеры и условия, что в целом дает необходимую экономию.
Уменьшаются возможности злоупотреблений вследствие большой прозрачности отношений с заказчиком.
Гарантированное качество привлекает новых дилеров.
Оборачиваемость товарных запасов увеличивается, одновременно снижается потребность в собственных средствах, товарных кредитах поставщика и денежных кредитах банка.

Система класса SCM может быть использована:

для производства;
для дистрибьюторских компаний;
для магазина;
для логистических организаций;
для транспортных организаций.

С помощью SCM можно изменить ситуацию, когда анализ всех затрат по поставке каким-либо подрядчиком или по какому-либо маршруту показывает его убыточность, а компания продолжает его использовать.

Другие классы систем поддержки производственно-коммерческого цикла:

PLM (Product Lifecycle Management) — управление жизненным циклом продуктов;
PDM (Product Data Management) — системы управления производственными данными.
APS (Advanced Planning/Scheduling) — развитие системы планирования; расширенное планирование производственных заданий.

Совокупный объем продаж тяжелого софта (ERP и ERP-подобных систем) и сопутствующего консалтинга на этапе внедрения превысил 90 млн. USD-100 млн. USD (по различным оценкам). 1/3 этого объема приходится на продажу лицензий

Сегодня в сердце практически любого крупного бизнеса лежит ERP-система. К сожалению, она не всегда справляется с полноценным управлением транспортировками. Поэтому компаниям, работающим с логистикой, нередко требуется дополнительное решение с более широким функционалом.

В этой статье мы расскажем об интеграции ERP-системы в логистике, а также рассмотрим, как можно «подружить» ее с TMS.

Какую роль играет ERP-система в логистике?

ERP-система дает представление о рабочих процессах в компании. Это своеобразный «хаб» для таких функциональных групп, как закупки, финансирование, распределение и управление ресурсами.

Существует мнение, что в ERP-системах также необходим функционал для управления перевозками. Плюс такого подхода в том, что «недопонимание» между поставщиком, перевозчиком и складом исключается: все данные циркулируют внутри одной системы. Кроме того, этот вариант выгоднее с финансовой точки зрения.

Однако в крупных компаниях подобный подход может не сработать, так как к перевозкам и управлением складом часто подключаются сторонние подрядчики. Вместе с доступом к сервису для перевозок они получают доступ и к ERP-системе целиком.

Поэтому в качестве дополнения к ERP нередко используют системы управления транспортировками (TMS). Такой подход дает два преимущества:

более качественное обслуживание клиентов: они могут получить доступ к данным о перевозках, что делает процесс более понятным и прозрачным;
оптимизация рабочих процессов: вместо того, чтобы вручную передавать информацию между участниками цепи поставок, поставщику достаточно отправить файл или сообщение.

Как работает интеграция ERP-систем в логистике?

Суть интеграции ERP-систем в логистике довольно проста. TMS или WMS получает данные из ERP и преобразует их в понятный для себя (и пользователей) формат.

К примеру, чтобы заказать транспорт, без интеграции приходится вручную отправлять заявку в транспортную компанию по почте. Интеграция позволяет создать заявку в ERP-системе, в один клик отправить данные в TMS или WMS и работать уже в них.

Как правило, системы обмениваются данными с помощью передачи файлов определенного формата. ERP-система может загрузить файл на FTP-сервер, после чего TMS или WMS обрабатывает его, находит необходимую информацию и загружает «в себя».

В качестве альтернативы обмениваться данными можно при помощи API. В этом случае TMS предоставляет определенный набор команд, при помощи которых в нее можно загружать данные из ERP-системы.

Аналогичным образом данные передаются и в обратном направлении. Например, TMS может передавать в ERP-систему данные о затратах на перевозку, а WMS информирует ее о том, что заказ собрали и подготовили к транспортировке.

Интегрируя все эти системы, можно синхронизировать все логистические процессы и получать информацию в разных срезах данных.

При интеграции ERP-систем в логистике стоит принять во внимание следующие моменты:

задачи: в зависимости от задач, которые стоят перед компанией, определите подход. Если вы работаете без сторонних подрядчиков, можно использовать одну систему для всех процессов. В обратном случае интеграция ERP-системы с TMS и WMS потребует затрат на внедрение и дальнейшую поддержку.
зоны ответственности: нужно определиться, какая система за какие данные отвечает. Чаще всего в ERP-системе хранятся данные о заказах, клиентах, и финансах, а в TMS – данные о перевозках и связанных с ними затратах. Важно продумать интеграцию так, чтобы обе системы не выполняли одну задачу.
технические вопросы: продумайте, на каком уровне будет идти обмен данными (односторонний или двусторонний), какую информацию системы будут передавать друг другу и какие инструменты вы будете использовать (обмен файлами, API и т.д.)

Пример

Чтобы не ограничиваться теорией, расскажем об интеграции ERP-системы в логистике на примере системы управления перевозками .

Итак, предположим, что компания-поставщик использует систему SAP для обработки заказов и систему ЕМЕ для работы со складом. Отдел по работе с клиентами создает заказ в SAP и отправляет его в отдел логистики, как только понимает, что можно пускать его в работу.

Информация о заказе формируется в виде инжекции (XML-файла) и передается в WMS. Аналогичную информацию через FTP компании получает и TMS. Она анализирует XML-файл и создает заказ на перевозку на основе необходимой информации. Обычно это такие данные, как:

номер накладной;
объемно-весовые характеристики;
данные по артикулам;
склады отгрузки и доставки;
даты отгрузки и доставки;
способ доставки.

В зависимости от рода деятельности компании список обязательных полей может быть шире. К примеру, производители продовольствия указывают температурный режим, необходимый для перевозки.

Сотрудники склада, получив заказ в WMS, начинают его собирать. После того, как он был собран, сотрудник склада меняют статус заказа, и формируется дополнительная инжекция для TMS, уведомляющая ее о том, что заказ собран и готов к отгрузке.

После этого логист организует перевозку в TMS и отправляет заказ в транспортную компанию. Как только заказчик получил груз, логист подтверждает финальную стоимость перевозки, и данная информация отправляется обратно в ERP-систему. Информацию об актуальных затратах на доставку заказа можно в дальнейшем использовать для построения отчетов и подсчета KPI логистики.

ERP-системы и TMS помогают компании в управлении перевозками с разных сторон. Если грамотно определить задачи и правильно разграничить зоны ответственности, интеграция ERP-системы в логистике поможет получить значительные преимущества перед конкурентами.

Какой подход использует ваша компания? Интегрированы ли ERP и TMS друг с другом или работают по отдельности? Поделитесь опытом в комментариях.

Журнал «Логистика» № 3/2013

Современный бизнес все больше ориентируется на снижение фактора влияния ошибок персонала на любые проводки в информационных учетных системах компаний. Если говорить о WMS, то мы постоянно стремимся к тому, чтобы все процессы на складе были автоматизированы и максимально управлялись самой системой.

Серьезной проблемой для многих компаний является отсутствие актуальных данных о запасах товара на складе в определенный момент времени. Следует заметить, что подавляющее большинство компаний, организующих работу на своих складах с использованием , имеют корпоративную информационную систему учета, называемую . В роли EPR-системы выступают такие программные средства, как 1С, SAP и другие.

ERP является основной базой для работы различных департаментов: бухгалтерия сводит остатки и готовит отчетность, служба закупок формирует заказы на закупку, отдел продаж принимает и обрабатывает заказы клиентов и т.д. Так или иначе все эти операции тесно связаны со складской деятельностью. Как правило, для передачи информации между управляющим офисом и складом используется электронная почта, различные виды табличных документов, которые зачастую составляются вручную или полуавтоматически: выгрузка из ERP или с последующей ручной обработкой.

В качестве примера можно рассмотреть процесс обработки данных о размещенном заказе на отгрузку со склада. Когда менеджер получает заказ от клиента, он формирует его в системе ERP, после чего ему нужно передать на склад необходимую информацию для начала подготовки заказа. Когда заказ срочный и очень важный, скорость передачи данных на склад является одним из ключевых факторов успешной обработки. Если между ERP и WMS не настроена бесшовная интеграция, в качестве носителя информации в лучшем случае выступает Excel-файл, который отправляется по почте. Далее оператор либо вручную переносит данные в систему, либо подкачивает файл (если такая функциональность предусмотрена WMS), предварительно приведя его к требуемому формату. Очевидно, что процесс не оптимален, и малейшая ошибка может привести к серьезным последствиям: срыву отгрузки, отказу в приемке, приемке незаявленных товаров, некорректной работе некоторых складских процессов из-за неверно введенной информации о товаре и т.д. И это лишь один из примеров.

Работа значительной части отделов предприятия зависит от оперативного доступа к балансам склада, поэтому возникает необходимость в том, что процесс обновления запасов в ERP-системе в режиме online шел автоматически. При отсутствии интеграции такое обновление происходит раз в сутки или реже и опять же с использованием человеческого ресурса. Подобное решение сложно назвать рациональным.

Когда мы говорим об интеграции, мы подразумеваем обмен данными в обоих направлениях: из ERP в WMS, из в ERP. Системы обмениваются справочниками, информацией о приходе и расходе товара, данными о балансах товара, об изменении статусов товара и т.д. Итак, что же нужно, для того чтобы обмен данными между двумя системами производился в автоматическом режиме? Как правило, вопрос интеграции сводится к решению следующего ряда задач:

1. Определить основные объекты для передачи из ERP в WMS. Это могут быть:

данные справочников: товаров, контрагентов, владельцев, пользователей и т.д.;
данные о заказах на поставку;
данные о заказах на отгрузку.

2. Определить основные элементы для передачи из WMS в ERP. Например:

данные об измененных товарах (в случае исправления данных в карточке товара);
данные о принятых поставках (о реально принятом товаре);
данные об отгруженных заказах (о физически отгруженном товаре);
данные о перемещениях запасов (инвентаризационные проводки по корректировке остатков, изменение атрибутов товарных партий: сроки годности, категории запасов и пр.);
общая информация об остатках (картина стока для сверки запасов в разрезе категорий: доступных и блокированных запасов, запасов на карантине, на контроле качества, в браке и т.п.).

3. Для каждого объекта обмена определить набор конкретных параметров (полей) для передачи между системами. Например, для заказа на отгрузку это могут быть:

поля заголовка;

Дата планируемой отгрузки и т.д.;

поля позиций заказа;

Количество;

Условия по остаточному сроку годности и т.д.

Чтобы принимающая система корректно обрабатывала импортируемые данные, очень важно правильно настроить обработчик, который эти данные передает. Как правило, по- мимо самой передачи данных обработчик должен выбирать параметры, необходимые для корректной работы принимающей системы. Например, при передаче заказа на отгрузку из ERP в WMS, обработчик должен выбирать нужную в данном случае «стратегию» отбора товаров, опираясь на им- портируемые данные (в зависимости от типа товара, типа получателя и т.д.).

4. Для каждого параметра установить набор технических характеристик, таких как:

длина поля;
тип данных (символьный, буквенный);
перечень допустимых значений поля.

Набор необходимых данных определяется в зависимости от принципов работы и ERP-систем.

Для справочников нужно дополнительно определить ту систему, в которой он будет заполняться (как правило, данные справочников первоначально вносятся в одну систему, затем в процессе обмена передаются в другую). Чтобы не было путаницы и дублирования записей, ведущей системой чаще всего выбирается ERP, а WMS становится подчиненной. Это значит, что запись в WMS-системе можно дополнить специфическими для склада данными, но нельзя создавать новые записи, которые содержатся в справочниках ERP.

5. Определить способ доставки данных от одной системы к другой. Многие системы позволяют обмениваться данными не через файлы, а напрямую, как с помощью встроенных обработчиков (например, интеграционный интерфейс в SAP), так и с помощью обработчиков, создаваемых компанией-интегратором, при наличии доступа к таблицам и внутренним процедурам обеих систем (чаще это происходит, когда и WMS созданы разными разработчиками).

К другим способам можно отнести электронную почту, протокол FTP и прямое копирование по шифрованному каналу связи (например, VPN).

6. Определить формат и структуру файлов обмена (если принято решение делать интеграцию с помощью файлов, выгружаемых из одной системы и автоматически захватываемых другой). Это могут быть.xml, .txt, .csv и другие форматы, наиболее удобные для формирования и обработки. Опять же, выбор формата может быть обусловлен спецификой систем WMS и ERP. Каждая система должна иметь возможность как формировать, так и принимать файлы выбранного формата.

7. Определить периодичность и инициаторов обмена данными между системами. Передача информации должна происходить по определенному событию с заданным интервалом времени.

Другими словами, на этом шаге должны быть определены те события, документы, статусы и временные рамки их обработки, которые однозначно определяют момент, когда должен произойти обмен данными. При этом существуют два способа инициации процесса обмена:

Ручной. В роли инициатора выступает человек, например, оператор склада, который выполняет определенное действие, например, подтверждает окончание приемки поставки, запуская процесс передачи данных из WMS в ERP о принятом товаре.
Автоматический . Процесс обмена данными инициируется триггером самой системы либо триггером обработчика, который следит за изменением особых полей в базе данных системы и в случае срабатывания запускает процедуру передачи данных.

8. Определить способы контроля работоспособности процесса обмена данными.

Система сигналов об успешном завершении обмена, о потере связи, механизмы регистрации событий помогут проанализировать причины возникших проблем - одним словом, необходимо продумать систему обработки отказов.

Ну и, конечно, заключительным этапом в создании интеграции является реализация решения в соответствии с вышеопределенными правилами. При грамотном проектировании интеграции и правильно настроенной процедуре обмена данными механизм работает без сбоев в режиме 24х7. Участие IT-специалиста требуется только в экстренных случаях.

В завершение отметим, что механизм интеграции имеет ряд неоспоримых преимуществ.

1. За счет того, что при каждом изменении картины стока данные передаются из в ERP-систему, появляется возможность всегда иметь самую свежую информацию о товарных запасах на складе в . Это дает гарантию идентичности систем в разрезе балансов.

2. Интеграция позволяет расширять, изменять и синхронизировать данные справочников обеих систем в режиме реального времени.

3. Благодаря тому, что данные о планируемых заказах на поставку или отгрузку передаются на склад практически сразу после их создания в ERP системе, планирование складских ресурсов, подготовка товаров или складских зон начинается максимально быстро.

4. Разумеется, правильно выполненная задача интеграции позволяет сократить трудозатраты на дублирование информации, а также увеличить скорость обработки потока данных и избежать ошибок при их передаче.